Секрети Word. Використання
шаблонів для створення документів
Для
створення в редакторові Microsoft Word великої кількості практично однакових
документів, набагато зручніше буде скористатися шаблонами
Для створення декількох однакових текстових документів завжди можна скористатися буфером
обміну. Створивши документ один раз, можна скопіювати його вміст в інші
документи і внести до них необхідні зміни. Але ця дорога не найефективніша,
особливо в тих випадках, коли документи мають деяку загальну частину і трохи
відрізняються. Прикладом таких документів можуть бути посилані замовникам листа
про майбутню подію (в цьому випадку такі документи відрізнятимуться лише ім'ям
одержувача, можливо трохи - текстом листа). Ще одним прикладом можуть бути
стандартні форми для оформлення замовлення, в яких необхідно
"вписувати" потрібні дані. Для вирішення таких завдань в текстовому
редакторові Microsoft Word можна скористатися шаблонами. Шаблон - це документ,
сформувавши який один раз, потім можна використовувати для створення інших
документів. Створивши свій шаблон, що містить незмінну частину документа, можна
згодом лише вносити потрібні правки до документа.
Будь-який документ текстового редактора Word створюється
на основі шаблону. Навіть порожній документ, який ми звиклися бачити на екрані
після запуску програми, створюється на основі шаблону заданого за умовчанням,
його ім'я - normal.dot. Окрім цього стандартного шаблону, в редакторові є дещо
інших для створення листів, факсів, заяв і інших типових документів.
Скористатися цими стандартними шаблонами можна, вибравши "Файл ->
Створити". В результаті у вікні редактора з'явився область завдань
“створення документа”.
Для створення нового документа на основі шаблону можна
використовувати стандартні шаблони, які були включені в пакет Microsoft Office
при його установці, або шаблони, розміщені на сайті програми (для цього
призначено заслання "Шаблони на вузлі Office Online"). В результаті
вибору першого пункту відкриється вікно для вибору шаблону. Звернете увагу, що
шаблони розміщені на вкладках відповідно до їх призначення. Виберіть потрібний
шаблон, наприклад "Сучасна записка". В результаті буде створений
новий документ на основі вибраного шаблону, в документі будуть розміщений текст
шаблону, який тепер можна змінити відповідно до необхідності.
Якщо ви створили документ, який можна використовувати для
створення інших документів, вносячи лише незначні зміни, перетворите його на
шаблон. Для цього його досить зберегти у форматі шаблону, вибравши
"Файл" -> "Зберегти як", і в полі "Тип файлу"
вибрати значення "Шаблон документа (*.dot)". Звернете увагу на місце
збереження нового шаблону - за умовчанням шаблони зберігаються в теці
"Шаблони", яка розміщена в директорії Documents and
Settings\імя_пользователя \Application Data\microsoft. Це розташування міняти
не рекомендується.
Після того, як шаблон
збережений, його можна використовувати для створення документів. Вибравши "Файл -> Створити" і скориставшись
засланням "На моєму комп'ютері" побачити збережений раніше шаблон
можна на вкладці "Загальні". Після того, як шаблон збережений, його
можна використовувати для створення документів. Вибравши "Файл ->
Створити" і скориставшись засланням "На моєму комп'ютері"
побачити збережений раніше шаблон можна на вкладці "Загальні". Після
того, як шаблон збережений, його можна використовувати для створення
документів. Вибравши "Файл -> Створити" і скориставшись засланням
"На моєму комп'ютері" побачити збережений раніше шаблон можна на
вкладці "Загальні
.
І ще один секрет - на основі
готового шаблону, чи то стандартного, чи то раніше створеного користувачем,
можна створити новий шаблон. Зробити це зручно знову ж таки у тому випадку,
коли необхідно створювати багато однакових документів, хай з незначними
відмінностями від вже існуючого шаблону. Створити новий шаблон на основі
готового шаблону можна так само, як і на його основі новий файл - виберіть для
цього "Файл -> Створити", скористайтеся засланням "На моєму
комп'ютері", у вікні "Шаблони" виділите потрібний шаблон і
відзначте перемикач "Шаблон", який розміщений над кнопками
"Ок" і "Відміна". В результаті буде створений новий шаблон,
в якому будуть розміщені елементи попереднього шаблону, при цьому в новий
шаблон можна внести всі необхідні зміни і зберегти його під новим ім'ям.
Шаблон визначає основну структуру
документа і містить настроювання документа, такі як елементи автотексту,
шрифти, призначені поєднання клавіш, макроси, меню, параметри сторінки,
форматування і стилі.
Ця рутина може бути скорочена до
мінімуму, якщо створювати документ на основі шаблону. Іноді ще шаблони
називають "рибами". Втім, як не називай, а шаблони дійсно дозволяють
в рази збільшити ефективність роботи.
Шаблон можна створити двома
способами: взявши за основу який-небудь документ з усіма присутніми елементами,
або почавши з чистого аркуша, самостійно включаючи в нього необхідні елементи.
Як створювати шаблон з чистого
аркуша, оскільки таким чином буде легше зрозуміти весь процес, ніж модифіковані
наявний файл. Для прикладу ми створимо простий шаблон офіційного листа.
Отже, приступимо.
Створимо новий документ.
Відразу ж збережемо його. Зайдемо в меню Файл
(File) і виберемо команду Зберегти як ... (Save as ...). Відкриється діалогове
вікно Збереження документа, в якому нам треба вибрати в полі Тип файлу (Save as
type) тип Шаблон документа (*. dot) (Document Template (*. dot).
За замовчуванням буде відкрито папку Шаблони, в якій
зберігаються всі шаблони. Дайте файлу ім'я та натисніть кнопку Зберегти.
Визначаємо, які елементи (текст і графіка) і де саме будуть
розташовуватися в документі.
Як правило, всі офіційні листи містять такі
елементи, як: назву організації, логотип, реквізити. У самому тексті листа може
бути ввічливе ставлення до одержувача листа і, власне, сам текст листа. У кінці
листа наводиться найменування посади керівника організації з його підписом.
Візьмемо за основу подібну структуру письма.
Назва організації ми розмістимо у верхній частині документа
по центру. Для цього:
Надрукуємо назва нашої організації прописними літерами,
наприклад:
ТОВ "Білі ночі". Натискаємо клавішу Enter і
переходимо на новий рядок.
Нижче можемо вставити розділову лінію. Для цього потрібно
клікнути мишкою на кнопці Малювання (Drawing). У нижній частині екрана
з'явиться панель малювання з кнопками.
Нас цікавлять лінії, тому вибираємо відповідну кнопку Лінія
(Line). Курсор миші перетворюється на хрест.
Зверніть увагу: можливо у вас буде вставлено так зване
полотно - пунктирна область вставки фігур / малюнків. Щоб завбачливо позбутися
від вставки полотна, зайдіть в меню Сервіс (Tools) і виберіть команду Параметри
(Options). Клацніть вкладку Загальні (General) і зніміть галочку з поля
автоматично створювати полотно при вставці автофігур (Automatically create
drawing canvas when inserting AutoShapes). Клацаємо OK і закриваємо вікно
Параметри (Options).
Підводимо курсор у формі хреста до назви організації і трохи
нижче проводимо лінію від миготливого курсора до правого краю поля (натиснувши
і утримуючи ліву кнопку миші). Лінія буде намальована.
Можна залишити лінію як є, а можна надати їй більш
елегантний вигляд. Для цього на панелі малювання є відповідна кнопка Тип лінії
(Line Style). Клацаєте на ній і вибираєте будь-який тип.
Після того як ви зупинитеся на якомусь типі лінії, двічі
клацніть нижче цієї лінії - в цьому місці будемо друкувати адресу та реквізити
організації. Вдрукуйте ті дані, які ви вважаєте необхідними: юридична та
фактична адреса, телефон, факс, URL сайту, E-mail, банківські реквізити.
Тепер відформатуйте набраний текст у відповідності з вашими
уявленнями. Назва організації я виділив і присвоїв йому стиль Заголовок 1
(Heading 1). Також я вирівняв його по центру і зробив розріджений інтервал між
літерами в 5 пунктів.
Текст під лінією я виділив, зменшив розмір шрифту до 9
пунктів і вирівняв по центру. Зразок ви можете спостерігати на скріншоті нижче:
Таким чином ми створили постійну (неизменяемую) частину
нашого шаблону, так звану "шапку". Тепер рушимо далі і створимо поля,
в які пізніше ви будете підставляти свої дані.
У лівій частині шаблону під "шапкою" двічі
клацаємо мишой і друкуємо назву вашого міста, наприклад так: м. Москва. Потім у
протилежної (правою) частини шаблону знову двічі клацаємо мишею і в місці
блимання курсору вставляємо дату. Для цього:
1. У меню Вставка (Insert) вибираємо команду Дата і час
(Date and Time). Відкриється вікно, в якому вибираєте необхідний вам формат
відображення дати, наприклад 18 липня 2006р.
2. Відзначаємо галочкою поле Оновлювати автоматично (Update
automatically). Тепер при створенні нового документа на базі цього шаблону дата
вже буде стояти і відповідати поточної дати на вашому комп'ютері.
3. У правій частині шаблону нижче дати - з відступом від
лівого краю приблизно 10 см
по горизонтальній лінійці - двічі клацаємо мишкою. Закліпав курсор і в цьому
місці ми вставимо поле для підстановки даних одержувача листа.
4. У меню Вставка (Insert) вибираємо команду Поле (Field).
Відкриється вікно як на скріншоті внизу:
5. В області
Категорії (Categories) виберіть Автоматизація (Document Automation).
6. В області Поля
(Field names) виберіть MacroButton.
7. В області
Повідомлення (Display text) наберіть текст вставити ПІБ одержувача та натисніть
OK.
Строго кажучи, в
області Ім'я макросу необхідно було б вказати NoMacro (тобто команда без
макросу), але такого в списку не виявилося. Тому залишаємо як є. Принаймні я
ніколи не помічав ніяких помилок.
8. Отримуємо поле з
цим текстом.
Якщо у вас даний
текст (читай: поле) відображається як звичайний текст без затінення, то я
рекомендую зробити таке затінення. Це дозволить вам згодом легко визначати в
документі потрібні поля для введення ваших даних.
Для цього треба зайти
в меню Сервіс (Tools) і виберіть команду Параметри (Options) і на вкладці
Вигляд (View) у групі Показувати (Show) виберіть зі списку затінення полів
(Field shading) опцію завжди (Always).
Нижче можна додатково
вставити аналогічне поле адреси одержувача і його посади.
У нас залишилося
вставити вітальне звернення до одержувача даного листа, сам текст звернення і
підпис відправника внизу.
Спробуйте самостійно
вставити у ваш шаблон ці поля, спираючись на ті інструкції, які наведені вище.
Тепер, щоб
скористатися цим шаблоном для створення листа, вам треба зайти в меню Файл
(File) і вибрати команду Створити (New). Справа з'явиться Область завдань, в
якій треба вибрати опцію Загальні шаблони (On my computer). Відкриється вікно з
доступними шаблонами. Вибираєте ваш шаблон і натискаєте OK. Новий документ на
основі вашого шаблону буде завантажений в Word. Додавайте свої дані в поля і
насолоджуйтеся автоматизацією.
Нові можливості Mіcrosoft
Office Word 2007
Mіcrosoft Office Word 2007 –– це нова версія текстового редактора, що пропонує широкий спектрудосконалених засобів та інструментів для створення текстового вмісту, його модифікації та управ-
ління ним. Користуючись цими засобами, вам буде легко створювати професійно оформлені
документи. За допомогою нових потужних засобів перевірки текстів та створення коментарів
ваші колеги легко зможуть додавати свої коментарі до вашого документа.
З’явилися нові можливості для встановлення зв’язку з іншими програмами системи Mіcrosoft
Office 2007. Завдяки їм можна передавати дані та частини документів у інші програми без втрати
форматування та стильового оформлення. Основне нововведення — можливість підключатися
до порталу Mіcrosoft SharePoіnt®, на якому можна зберігати файли та водночас отримувати інфор-
мацію про появу нових версій окремих документів.
Серед нових можливостей Mіcrosoft Office 2007 насамперед варто відмітити такі.
Новий формат XML. Нова версія текстового редактора дозволяє зберігати файли у стисненому
форматі. Тепер розмір файлів буде значно меншим, завдяки чому можна легко забезпечувати
швидкий обмін даними.
Зручні засоби для форматування. Нова версія текстового редактора містить покращені
засоби для створення різних ефектів, розширені колекції стилів, дозволяє використовувати
більше форматів таблиць тощо. Новий інтерфейс, спрямований на результат, упорядковує
всі ці засоби форматування у простий та організований спосіб. Це дає змогу користуватись
інструментами Mіcrosoft Office Word 2007 більш ефективно та дозволяє швидше оформлювати
документи та вносити зміни.
Створення професійно оформлених документів. Ви можете користуватися шаблонами
титульних сторінок, зібраними в колекції, вставляти цитати, колонтитули, створюючи у такий
спосіб професійно оформлені документи. Крім того, можна створювати власні варіанти
оформлення документів.
Професійно оформлені графічні зображення. Mіcrosoft Office Word 2007 пропонує
нові засоби для створення графіків та діаграм, зокрема тримірних діаграм, прозорих
компонентів, тіней та інших ефектів. Завдяки цим засобам можна професійно оформлювати
графічні зображення, що сприятиме покращенню зовнішнього вигляду ваших документів
у цілому.
Швидка зміна зовнішнього вигляду документів. За допомогою експрес-стилів та тем
можна змінювати зовнішній вигляд тексту, таблиць та зображень у всьому документі,
щоб він був оформлений одним стилем або за однією колірною схемою.
Перевірка метаданих. Можливість перевірки метаданих стане у пригоді, коли вам, наприк-
лад, потрібно буде видалити коментарі або особисті дані з документа, щоб підготувати його
до публікації.
Покращений захист документів. У текстовому редакторі можна вставляти в документи
цифрові підписи, щоб читачі могли перевірити, чи не було змінено ці документи після того,
як їм було їх відправлено
читати далі
Немає коментарів:
Дописати коментар